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如何提高工作效率

出处:本站原创   发布时间:2013-11-07 17:45:24    您是第0位浏览者

提高员工工作效率,企业组织需要采取一种完全不同的方法。技术是实现沟通、协作和获取日益增多的信息的重要推动因素。对于企业而言,技术的应用也必须因人而异。
 
为了更好地获取知识性工作的核心信息,有两种截然不同的途径。最常见的方法是让知识型员工自由获取种类繁多的工具和信息资源,该方法假定,这些员工将自行决定自己的工作流程和信息需求。另一种是结构化提供信息和知识的方法,它涉及在一个明确定义的任务框架和提供能力范围内,向知识型员工提供相关信息。计算机将一批工作发送给员工,并提供完成这些工作所需要的信息。自由获取信息和结构化提供信息这两种方法都在广泛使用,但它们对应该如何从事知识性工作,以及如何提高其工作效率做出了截然不同的假设。
 
同样重要的是,企业领导人必须在合适的精细化水平上寻求应用IT和提高效率的机会。虽然认为某一种特定方法对整个组织都将非常有效的想法可能十分诱人,但现实情况却很少会那么整齐划一。最小分析单元应该精确到工作岗位和任务——或至少精确到工作岗位和任务的特定类别。

为了提高一个特定业务单元或职能部门的工作效率,仅仅在企业范围内推出一系列举措,或依靠某一种软件,是远远不够的。相反,知识型员工的领导人应该了解员工之间的关键差异,并针对这些特点量身定制解决方案。
 
互联网的兴起、企业知识管理系统的建立,以及近来社交媒介的出现,为知识型员工提供了来自公共和私人来源的丰富信息。更侧重于分析的知识型员工还可以利用结构化的数据库和各种定量分析工具。在这种模式中,知识型员工定义和整合自己的信息环境。

一直以来,在具有高级专业知识和技能的自我管理型知识员工中,采用自由获取信息的方法尤为常见。他们的业务活动被认为变数很大,甚至具有个人特质,因此很难用一种明确定义的流程对其进行建模或结构化。他们访问IT来源——包括从互联网到各种在线数据库,从社交媒介到业务工具(如电子邮件、电子表格、演示工具,以及更复杂的商业智能分析工具)——的需求也被认为同样是兼收并蓄和难以预测的。
 
随着技术对个人生活与工作之间的壁垒进一步的渗透,经常可以看到这些员工在家里从事领取薪酬的工作,以及在办公室中处理自己的私人事务。自由获取信息的模式假定,作为专家的知识型员工知道哪些信息可用,并且能够自己搜索和管理这些信息。

它还假设,他们可以自我约束,以避免在工作时,把时间浪费在上网冲浪或者观看色情、体育内容或有趣的YouTube视频上。当然,这些假设有时可能并不正确。
 
知识型员工通常都很欣赏自由获取信息的方式,在他们的工作流程中,以及如何使用信息的方式上,该方式提供了大量自主性。对于雇主来说,这种积极的感受可能有助于留住人才和使员工工作更投入。自由获取信息的方式非常适合难以提前预测各种突发事件的工作。


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